Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Definisi

Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun beberapa besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau di jabarkan dengan tertulis. System-sistem informal ini diaplikasikan waktu dibutuhkan oleh perorangan untuk mencukupi keperluaannya sendiri. Serta otomatisasi perkantoran ditujukan untuk meringankan semua type komunikasi baik dengan lisan ataupun secara tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.  
Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus).  
Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.  
Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.  
Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat. 

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berbentuk laporan-laporan periodik ataupun laporan spesial. Sistem elektronik informal bermakna system perkantoran yang tidak direncanakan atau di jabarkan dengan tertulis. System-sistem informal ini diaplikasikan waktu dibutuhkan oleh perorangan untuk mencukupi keperluannya sendiri. Contohnya lakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil ketentuan yang lain.

System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Dalam gambar model Otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.

Konsep-konsep otomatisasi

  • Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi. 
  • Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu. 
  • Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. 
  • Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik. 
  • Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti. 

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
advertisement

Bagikan ke

Di Posting Oleh :

Hi... Saya Ratih Indriati berasal dari Ciamis yang sekarang sedang melanjutkan Study (S2) di salah satu Universitas di Jayapura, Papua. Bukan hanya itu, saya bekerja di salah satu instansi IPDN Kampus Papua bagian Akademik. Selingan untuk mengisi waktu kosong, saya menyalurkan hobby saya melalui blog. Salam hangat buat kalian semua sobat blogger ! Terimakasih sudah berkunjung di blog ini...

0 Response

Terimakasih Atas Kunjungan Anda
Jangan Lupa Tinggalkan Jejak Anda !

No Spam and No Live Link !!!

© 2013 - 2017 Auto Pocket - All Rights Reserved - Protected by DMCA
Scroll to top